Virtuelle Teams – Analog war gestern


Wie sich virtuelle Teams technisch und sozial organisieren

Dank Digitalisierung und Internationalisierung stellen Ländergrenzen sowie Zeitzonen keine Hürden mehr im Unternehmensalltag dar. So halten auch internationale Kollegien vermehrt Einzug in die Arbeitswelt. Die nötige Flexibilität, um auf die sich stetig ändernden Anforderungen angemessen zu reagieren, geben dabei neue Arbeits- und Zeitmodelle. Stationäre Arbeitsplätze könnten so bald der Vergangenheit angehören. Insbesondere das virtuelle Team bietet in diesem Zusammenhang Möglichkeiten, um sich dezentral zu organisieren und grenzübergreifend schnell, effektiv und innovativ zu arbeiten. Doch was müssen virtuelle Teams beachten? Wo liegen ihre Potenziale und wo ihre Grenzen? Und welche technischen Voraussetzungen braucht es, um Mitarbeitern standortübergreifendes Arbeiten zu ermöglichen?

Mehr Wachstum dank neuer Arbeitsformen

Laut einer aktuellen Studie arbeitet erst ein Viertel der befragten deutschsprachigen Unternehmen mit sogenannten neuen Arbeitsformen – flexible Arbeitszeiten, die bei 94 Prozent der Betriebe bereits eine weite Verbreitung gefunden haben, einmal ausgenommen. Dabei bringen Möglichkeiten wie virtuelle Teams, Home Office oder Desk Sharing Unternehmen bei der Herausforderung Digitalisierung nachweislich voran. Bei 13 Prozent der befragten Unternehmen, die mit virtuellen Teams arbeiten, stieg die Leistung um 14 Prozent, das Wachstum gar um 17 Prozent und auch das Return on Investment um solide 13 Prozent an. Um diese Erfolgszahlen zu erreichen, braucht es beim Einsatz von dezentral organisierten Teams neben den technischen Mitteln grundlegende Verhaltens- und Kommunikationsregeln sowie bestimmte Mitarbeiter- und Führungskompetenzen des Kollegiums. Wenn sie geschlossen erfolgreich und zufrieden die jeweiligen Aufgaben und Projekte bewältigen möchten, sollten sich alle Beteiligten über die Anforderungen virtueller Teamarbeit an Mitarbeiter, Führungskräfte und das Gesamtunternehmen im Klaren sein.

Vernetzung mit Kommunikationsservices

Meist fehlt die Face-to-Face-Kommunikation in virtuellen Teams komplett. Doch den informellen Austausch virtuell nachzuholen, um den Sprung in die effiziente Arbeitsweise zu schaffen, lohnt sich. Teams, die über mehrere Standorte hinweg agieren, erscheinen grundsätzlich flexibler. Ihr Einsatz führt zu einer effizienteren Nutzung von Wissen sowie einem Plus an Kreativität und damit zu mehr Innovationskraft. Besonders in international aufgestellten Teams wird so ein hohes Maß an Heterogenität und ein breites Wissen über die jeweiligen Märkte zentralisiert. Dabei kann die Bildung virtueller Teams genauso kurzfristig erfolgen wie ihre Auflösung. Sowohl in der Zusammensetzung als auch in der Anzahl der Zugehörigkeiten bleiben Unternehmen mit dezentral organisierten Teams agil und können
kostengünstig auf internationale Ressourcen zugreifen. Technische Kommunikationsmittel sorgen für ein neues, verändertes Wir-Gefühl. Spezifisch auf das Unternehmen abgestimmte Kommunikationsservices verhindern, dass die Spontanität unter der räumlichen Trennung leidet. Denn damit Zeit- und Raumgrenzen überwunden werden können, braucht es den Einsatz von sicheren Kommunikationsmitteln. Nur so lässt sich eine stabile Vernetzung des virtuellen Teams garantieren. Um eine reibungs- und störungsfreie Kommunikation sicherzustellen, lassen sich beispielsweise Cloud-Kommunikationsservices an Unternehmensbedürfnisse anpassen. So kommen die Dienste der readypartner GmbH in deutschen Rechenzentren zum Einsatz, welche nach ISO 27001 zertifiziert sind.

Ready, set, go!

Unternehmen, die virtuelle Teams einführen möchten, sollten prinzipiell darauf achten, dass die Anforderungen der verwendeten Kommunikations- beziehungsweise Kollaborationsplattformen mit der eingesetzten Client-Hard- und -Software kompatibel sind. Je nach Anbieter besteht hierbei für Anwender die Möglichkeit, auf weitestgehend unabhängige Lösungen setzen, die mit allen gängigen Client- und Mobilplattformen verwendet werden können. Modular aufgebaute Services, wie sie beispielsweise die readypartner GmbH verwendet, bieten zudem den Vorteil des flexiblen Einsatzes. So stehen jedem Mitarbeiter, der in ein virtuelles Team integriert wird, genau die Dienste oder Services zur Verfügung, die er auch tatsächlich benötigt. In der Eingewöhnungsphase kommt es mitunter vor, dass ein virtuelles Team durch die Veränderung der Nutzungsfrequenz bisheriger Kommunikationskanäle hinter der Geschwindigkeit eines normalen Teams bleibt. Doch mit stetiger Anpassung der notwendige Regularien sowie der Festlegung von Prozessen überholen die virtuellen meist die an einem Ort gebündelten, regulären Arbeitsgruppen in Schnelligkeit und Effizienz. Funktionen wie Live-Chat, Video-Calls und gemeinsame digitale Workspaces werden dabei zukünftig einen besonders großen Einfluss auf die unternehmensinterne Kommunikation virtueller Teams haben.

Was macht das virtuelle Teammitglied aus?

Neben den technischen Voraussetzungen entscheidet die Auswahl der Mitarbeiter über den Erfolg virtueller Teams, denn ein unzureichendes Commitment der einzelnen Mitglieder wirkt sich häufig negativ auf Gruppenzusammenhalt und Erfolge aus. Mitarbeiter müssen das Spannungsfeld zwischen virtuellen und Präsenzteams aushalten und die verschiedenen Arbeitsprozesse und Kommunikationsabläufe in den Arbeitsalltag integrieren können. Ein gutes Selbstmanagement und eine hohe Eigeninitiative sind also gefragt, um mit den besonderen Gegebenheiten der virtuellen Arbeit umgehen zu können. Da der direkte informelle Kontakt zu anderen Teammitgliedern weitestgehend fehlt, sollten Vertrauensbereitschaft sowie soziale und, damit zusammenhängend, interkulturelle
Kompetenzen vorhanden sein. Schließlich treffen bei jeder standortübergreifenden Arbeit unterschiedliche Kulturen aufeinander: Sei es der Bayer und der Holsteiner oder der Deutsche und der Franzose – das Schlüsselelement Kommunikation ist unumgänglich. Diese kann, beispielsweise in einer Videokonferenz, synchron ablaufen oder asynchron, also zu unterschiedlichen Zeiten wie klassischerweise per E-Mail. Somit stellen eine gute verbale sowie schriftliche Ausdrucksweise zusammen mit einer ausgeprägten Medienkompetenz und einer hohen intrinsischen Motivation weitere wichtige Kompetenzen der Teammitglieder dar. Die Aufgaben sollten dabei immer wieder einen Austausch unter den Akteuren vorsehen, um das Gemeinschaftsgefühl zu stärken. Absprachen und Evaluationen garantieren den Workflow untereinander. Durch eine klare Rollenverteilung umgehen virtuelle Zusammenschlüsse von vornherein Missverständnisse, der Arbeitsfluss erfährt weniger Unterbrechungen und die Motivation steigt. Fehlkommunikation und -entwicklungen hingegen wirkt meist nur ein gut ausgebildeter Teamleiter entgegen.

Koordination und Führung: Rollen definieren, flexibel agieren

Da die nonverbale Kommunikation und damit die Körpersprache als wichtiges Mitteilungsmoment entfallen, bergen technische Kommunikationsmittel grundlegend ein gewisses Risiko. Das wiederum kann die Konsensfindung enorm erschweren und stellt veränderte Anforderungen an das Führungsverhalten. Eine abgesprochene Rollenverteilung, ein Prioritätensystem und eine hohe Transparenz wirken dabei Missverständnissen entgegen. Denn sind Verantwortlichkeiten und Aufgaben klar verteilt, können weitere Kapazitäten ausgelotet und genutzt werden. Festgelegte Erreichbarkeitszeiträume verbessern dabei den Kommunikationsfluss. Stetig die Aus- und Belastung der Mitarbeiter im Blick zu behalten und die Kommunikation sicherzustellen, liegt in der Hand der Führungskräfte. Teamleiter bilden im Idealfall schnell eine Vertrauenskultur, loben sowohl Team- als auch Einzelleistungen und fungieren, falls nötig, als Mediator. Das virtuelle wird so zum eingespielten Team, das sich unterstützt, ergänzt und schließlich die eigenen Aufgaben insgesamt optimiert. Ausgefeilte Back-up-Pläne geben Sicherheit und garantieren im Ernstfall eine schnelle Reaktion über alle Zeitzonen hinweg. Somit stellt die Implementierung virtueller Teams Unternehmen zwar zunächst vor Herausforderungen, doch wem die richtige Technik und kompetente Mitarbeiter zur Verfügung stehen, der steigert virtuell die eigene Produktivität, Effizienz, Vernetzung, Kreativität sowie Innovationskraft und kann seine Mitarbeiter sicher durch die digitale
Transformation und den globalen Wandel geleiten.

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