Diese Features sind essentiell für den Digital Workplace

Wenn vom Digital Workplace die Rede ist, erscheinen vor dem inneren Auge Bilder eines futuristischen Büros mit holografischen Bildschirmen. In der Realität ist der digitale Arbeitsplatz um einiges schlichter, wenn auch nicht weniger effizient. Was den Digital Workplace genau auszeichnet, erläutert der Search-Spezialist IntraFind.

Mit dem Eintritt der Digital Natives in den Arbeitsmarkt wird der Digital Workplace im Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiter mit entscheidend sein. Die sogenannte Generation Z setzt voraus, an ihrem Arbeitsplatz intuitiv zu bedienende Technologien vorzufinden, mit denen sie problemlos mit anderen kommunizieren, sich vernetzen und Informationen beschaffen kann. IntraFind, Spezialist für Enterprise Search und Natural Language Processing, definiert fünf Aspekte, die den Digital Workplace ausmachen:

1. Zentrale Arbeitsplattform bündelt die einzelnen Programme

Der ideale Digital Workplace ist eine zentrale Informations- und Arbeitsplattform, die Daten aus allen eingesetzten Software-Systemen zusammenführt. Durch zusätzliche Applikationen – etwa für das Projektmanagement oder die einfache Bearbeitung von Urlaubsanträgen – kann die Plattform an die individuellen Anforderungen der Unternehmen angepasst werden. Gleichzeitig erhält jeder Mitarbeiter ein personalisiertes Dashboard, in dem er alle relevanten Funktionen und seine täglichen Aufgaben findet. Die Arbeiten erledigt er direkt aus dem Dashboard, das umständliche Wechseln zwischen den Programmen entfällt. Damit Mitarbeiter bei der aktiven Suche nach Informationen und Dokumenten nicht jede Quelle separat durchsuchen müssen, ermöglichen Enterprise-Search-Lösungen, vom Portal ausgehend, alle angebundenen Applikationen und Datenquellen zu durchsuchen.

2. Abteilungsübergreifendes Arbeiten statt Silodenken

Der Digital Workplace rückt die Zusammenarbeit von Menschen in Teams, Projekten oder Gruppen im virtuellen Raum ins Zentrum. Social-Collaboration-Tools sorgen dabei für eine übersichtliche Gestaltung und Organisation der Kommunikation. Hier können auch Dokumente mit den berechtigten Kollegen geteilt werden. Es geht hier jedoch nicht nur um die technische Plattform, sondern um die Art und Weise, wie Mitarbeiter am besten zusammenarbeiten. Erfolgreiche Pilotprojekte, automatisierte Hilfesysteme oder Erklärvideos etwa tragen dazu bei, Vorbehalte abzubauen. Zudem muss das Management den Wandel vorleben, dient den Mitarbeitern als Vorbild.

3. Ergebnisse sind wichtiger als physische Präsenz

Der Digital Workplace unterstützt flexible Arbeitsweisen wie Home Office durch die Zentralisierung der benötigten Informationen. Mitarbeiter können auf diese Weise dort arbeiten, wo sie sich wohl fühlen und produktiv sind. Das steigert sowohl die Zufriedenheit als auch die Motivation, sodass Unternehmen nicht nur von den Vorteilen im Wettbewerb um die vielversprechendsten Talente profitieren, sondern auch von der gesteigerten Effizienz und Produktivität der Angestellten. Damit rückt der digitale Arbeitsplatz das Ergebnis der Arbeit statt die physische Präsenz in den Fokus.

4. Künstliche Intelligenz unterstützt den Mitarbeiter

Künstliche Intelligenz übernimmt im Digital Workplace Routineaufgaben, indem sie Informationen aus Dokumenten, Nachrichten und weiteren Quellen ausliest und eigenständig weiterverarbeitet, beispielsweise indem sie eingehende E-Mails aus einem Sammelpostfach an den zuständigen Kollegen weiterleitet. Aus dem Verhalten und den Entscheidungen der Mitarbeiter lernt sie dazu und reagiert im Wiederholungsfall automatisch. Mitarbeiter werden so entlastet und können sich stärker auf ihre eigentlichen Arbeiten fokussieren. Enterprise-Search-Anwendungen setzen darüber hinaus beispielsweise auf Natural Language Processing (NLP), reichern die Suchergebnisse automatisch mit weiterführenden Informationen an oder organisieren die Trefferliste auf Grundlage von nutzungsbasierter Relevanz.

5. Datensicherheit ist entscheidend

Ein ganzheitliches Sicherheitskonzept ist im Digital Workplace unerlässlich. Bei einer Enterprise-Search-Lösung können Mitarbeiter beispielsweise durch Rechteprüfung nur die Informationen einsehen, auf die sie Zugriffsrechte haben. Darüber hinaus helfen Lösungen wie Identity-and-Access-Management-Lösungen (IAM) Unternehmen bei der Verwaltung der Zugriffsrechte auf Daten, sodass sie nachvollziehen können, wer wann auf welche Informationen zugreift. Zudem müssen sie die Daten auf dem Server selbst und auch während des Transports verschlüsseln. Des Weiteren sorgen etwa Container-Lösungen für die Sicherheit auf mobilen Endgeräten. Diese Vorgehensweise sichert Unternehmen vor Datenlecks oder vorsätzlichem Datendiebstahl ab.

Franz Kögl, Vorstand bei IntraFind, erläutert:

„Intelligente Werkzeuge machen im Digital Workplace die Informationen aus unterschiedlichen Datensilos auffindbar und setzen sie miteinander in Beziehung. Enterprise-Search-Lösungen als zentrale Wissensinfrastruktur im Backend reichern darüber hinaus bestehende Prozesse an, indem sie etwa den digitalisierten Posteingang analysieren, Support-Tickets an die zuständigen Helpdesk-Mitarbeiter weiterleiten oder automatisch vertrauliche Informationen oder Löschfristen erkennen. Dadurch werden die Mitarbeiter entlastet und können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.“