Resturlaub: Diese Regeln gelten bei Übertragung und Auszahlung von restlichen Urlaubstagen

Der Sommer ist da und mit ihm die Urlaubszeit. Damit jeder Mitarbeiter seine freien Wochen so nutzen kann, wie es sich am besten mit dem betrieblichen und privaten Terminkalender vereinbaren lässt, ist viel Abstimmung und guter Wille nötig. Denn nach dem Bundesurlaubsgesetz muss Urlaub grundsätzlich bis zum Jahresende genommen werden. Was aber,  wenn das nicht möglich ist?

Es ist ein unter Arbeitnehmern weit verbreiteter Irrtum, dass Jahresurlaubstage immer auch noch im ersten Quartal des Folgejahres angetreten werden können. Grundsätzlich muss der Jahresurlaub bis zum Jahresende genommen werden. Geschieht das nicht, verfällt er ersatzlos. Eine Übertragung ist nur in wenigen Ausnahmefällen möglich, die im Folgenden erläutert werden.

Nicht selten gibt es in der Belegschaft viele verschiedene Wünsche: Ein Mitarbeiter möchte den kompletten Urlaub ansparen, um im nächsten Jahr eine ausgedehnte Reise zu machen. Ein anderer bittet, ihm seinen Urlaub auszuzahlen, weil er gerade jeden Euro ins neue Eigenheim steckt. Der Arbeitgeber muss bei der Urlaubsplanung die Belange der Firma im Blick behalten, für Fairness unter den Mitarbeitern sorgen und wissen, dass nicht alles für ihn risikolos umzusetzen ist.

Risiko Auszahlung und Urlaubsabgeltung

Das Arbeitsrecht erlaubt das Auszahlen des Urlaubs eigentlich nur in einem einzigen Fall: Und zwar wenn der Urlaub ganz oder teilweise nicht genommen werden kann, weil das Arbeitsverhältnis endet. Der Anspruch auf Auszahlung wird mit dem Ausscheiden des Mitarbeiters fällig. Er verfällt – wie der Urlaubsanspruch – spätestens 15 Monate nach Ablauf des Jahres, aus dem der Urlaub stammt. In der Praxis sieht es allerdings häufig anders aus: Mitarbeiter bitten um die Auszahlung ihres Urlaubs oder der Arbeitgeber schlägt Urlaubsabgeltung vor, um nicht auf seine Arbeitskräfte verzichten zu müssen. Das funktioniert, solange sich beide Parteien an die Abmachung halten. Rechtlich hingegen ist die Lage eindeutig: Durch die Auszahlung wird der Urlaubsanspruch nicht erfüllt. Der betreffende Mitarbeiter könnte deshalb die ausgezahlten Urlaubstage noch einmal einfordern, und hätte im Streitfall gute Chancen vor Gericht.

Urlaubsübertragung ins Folgejahr

Grundsätzlich ist der Jahresurlaub bis zum Jahresende anzutreten. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nur möglich, wenn er aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht eingelöst werden kann. Ausschließlich Mitarbeiter, die erst in der zweiten Jahreshälfte ins Unternehmen eingetreten sind, dürfen die Urlaubsübertragung auch ohne besonderen Grund verlangen. Ins Folgejahr übernommener Urlaub muss in den ersten drei Monaten gegeben und genommen werden. Am 31. März verfällt er ersatzlos – außer Vorgesetzter und Mitarbeiter vereinbaren eine Übertragung darüber hinaus.

Die klassischen Ausnahmen – alles geregelt

Mit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 19. Februar 2019 unter Berücksichtigung von EU-Recht sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, ihre Mitarbeiter über den drohenden Verfall von Urlaubstagen zu informieren. Bis wann und in welcher Form der Hinweis genau erfolgen muss, wurde offengelassen; der Arbeitgeber ist aber verpflichtet „klar und rechtzeitig“ darauf hinzuweisen.

  • Fehlt ein Arbeitnehmer wegen langer Krankheit, entsteht trotzdem ein Urlaubsanspruch. Selbst wenn er das komplette Jahr krank war, kann der Arbeitnehmer dafür den gesamten Jahresurlaub beanspruchen. Dieser Resturlaub verfällt spätestens 15 Monate nach Ablauf des Arbeitsjahres, in dem er erworben wurde.
  • Geht ein Angestellter in Elternzeit, verfällt nicht angetretener Urlaub nicht mit dem Jahresende. Urlaubstage, die vor der Elternzeit nicht genommen werden konnten, stehen der Person nach der Elternzeit im laufenden oder darauffolgenden Urlaubsjahr zu. Selbst wenn sich wegen einer weiteren Geburt nahtlos eine zweite Elternzeit anschließt, verfällt der alte Urlaub nicht. Endet das Arbeitsverhältnis in der Elternzeit oder wird es im Anschluss an die Elternzeit nicht fortgesetzt, muss der Resturlaub durch den Arbeitgeber ausgezahlt werden.

Zusätzliche Urlaubstage – eigene Regeln

Gut zu wissen: Das Gesetz und die Rechtsprechung betreffen nur den gesetzlichen Urlaubsanspruch sowie den gesetzlichen Zusatzurlaub für Schwerbehinderte. Arbeitnehmer haben einen generellen gesetzlichen Anspruch auf einen jährlichen Mindesturlaub, der im Bundesurlaubsgesetz geregelt ist. Dieser beträgt bei einer 6-Tage-Woche (also Montag bis einschließlich Samstag) 24 Werktage bzw. bei einer 5-Tage-Woche (Montag bis einschließlich Freitag) 20 Arbeitstage. Hat ein Arbeitgeber mit seinen Mitarbeitern mehr als die gesetzlichen Urlaubstage vereinbart, kann er für diese Tage auch eine kürzere Verfallsfrist vorgeben.